Integritetspolicy

1. Inledning och omfattning

clearminds AB (“clearminds”, “vi”, “oss”) tillhandahåller tjänsten nodus, en plattform för operatörer av kontorshotell och coworkingytor och för deras hyresgäster.

Denna integritetspolicy beskriver hur personuppgifter behandlas i nodus och på webbplatsen nodus.se. Den gäller för:

kontaktpersoner och administratörer hos operatörer som är kunder till clearminds,
användare hos operatörernas hyresgäster (“medlemmar”),
besökare i operatörernas lokaler, i den mån de förekommer i passage- eller dörrklockshändelser, bland annat foton som de själva väljer att ta med dörrklocksappen, och
besökare på webbplatsen.

2. Personuppgiftsansvarig och kontakt

clearminds AB, org. nr 559476-7971, Luntmakargatan 26, Stockholm.

clearminds är personuppgiftsansvarig för de behandlingar som anges i avsnitt 3, bland annat nätverks- och trafikdata. För uppgifter som clearminds behandlar för en operatörs räkning är operatören personuppgiftsansvarig.

Alla frågor om denna policy och alla begäranden om dina rättigheter, till exempel om tillgång eller radering, skickas till [email protected].

3. Roller

clearminds är personuppgiftsansvarig för:

kontaktuppgifter till operatörernas kontaktpersoner och administratörer,
uppgifter om besökare på webbplatsen,
clearminds egna användarkonton och de säkerhetsloggar som clearminds för att skydda plattformen, och
nätverks- och trafikdata samt anslutningsloggar som uppstår när du använder ett nätverk som hanteras genom nodus (se avsnitt 4, 5 och 8). clearminds bestämmer ändamålen med och medlen för denna behandling. Den är skild från den behandling av medlemsuppgifter som clearminds utför för en operatörs räkning.

För övriga uppgifter om hyresgäster, medlemmar och besökare, som behandlas för en operatörs räkning, är operatören personuppgiftsansvarig och clearminds personuppgiftsbiträde. clearminds behandlar då uppgifterna enligt operatörens instruktioner och enligt personuppgiftsbiträdesavtalet i Bilaga 1 till kundvillkoren (se kundvillkoren avsnitt 7.3 och https://nodus.se/personuppgiftsbitradesavtal). Frågor om sådana uppgifter besvaras i första hand av den operatör som ansvarar för uppgifterna.

4. Personuppgifter vi behandlar

Kontouppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer om du eller operatören har angett ett, och vilket företag (hyresgäst) du tillhör hos kontorshotellet.
Inloggningsuppgifter: när du loggar in via en extern tjänst (Google, Microsoft, Slack, LinkedIn eller Discord) får vi ditt användar-id hos tjänsten, visningsnamn, e-postadress och adressen till din profilbild. Vi får aldrig del av ditt lösenord hos dessa tjänster. Åtkomsttoken som används vid inloggningen kastas efter användning. Ett inloggningskonto som du har kopplat kan du när som helst koppla bort i portalen.
Användningsdata: passageloggar, poster i granskningsloggen, bokningar av mötesrum (titel, tid och organisatörens e-postadress) och av skrivbord, utskriftshistorik (dokumentnamn, antal sidor och tidpunkt), dörrklocks- och larmhändelser, supportärenden, dina notisinställningar och pushprenumerationer samt de åtgärder du utför i tjänsten.
AI-assistent och AI-stödd avtalstolkning (operatören är personuppgiftsansvarig):
- När du chattar med assistenten i medlemsportalen eller i Slack skickas ditt meddelande och tidigare meddelanden i samma konversation, ditt namn och tidpunkten till AI-leverantören, tillsammans med operatörens FAQ, byggnadsinformation (adresser, våningar, rum, vägbeskrivningar och vilka hyresgäster som finns i vilka rum) och uppgifter om hur ditt företags nät är konfigurerat: nätets namn, adressintervall, gateway och DHCP-intervall. I Slack kan även din plats i byggnaden ingå.
- För att svara kan assistenten hämta uppgifter ur nodus och skicka dem till AI-leverantören: namn, e-postadress och roll för kollegor på ditt företag, mötesrum och ditt företags bokningar, händelser i ditt företags händelselogg (till exempel passage och dörrklocka), utrustning i lokalerna och vägbeskrivningar. På din begäran kan assistenten boka och avboka mötesrum och skicka ärendet vidare till operatörens personal.
- När du ber om det kan assistenten slå upp vilka enheter som är anslutna till ditt företags nät enligt DHCP-serverns aktuella tilldelningar (IP-adress, MAC-adress, värdnamn, status och när enheten senast sågs). Anslutningsloggar över tidigare anslutningar (RADIUS och DHCP), flödesdata och infrastruktur- och driftloggar skickas aldrig till AI-leverantören.
- När operatören laddar upp ett hyresavtal, eller skickar in det via e-post, skickas avtalets text till AI-leverantören, eller bilder av sidorna om avtalet är skannat, för att ta fram förslag på avtalsuppgifter. Operatören granskar förslagen innan de används. Hyresavtal kan innehålla namn, kontaktuppgifter och personnummer för firmatecknare och kontaktpersoner.
Uppgifter om firmatecknare och styrelseledamöter: när operatören importerar hyresavtal hämtar nodus uppgifter om hyresgästföretaget, bland annat namn på firmatecknare och styrelseledamöter, från företagsregistret Bizzdo (bizzdo.se). Om du är firmatecknare eller styrelseledamot för en hyresgäst kan dina uppgifter därför finnas i operatörens avtalsunderlag.
Enhetsdata: IP-adress, webbläsartyp och operativsystem, som samlas in automatiskt för säkerhet och felsökning.
Nätverks- och trafikdata (clearminds är personuppgiftsansvarig): när du använder ett nätverk som hanteras genom nodus registrerar clearminds vilken enhet som ansluter, vilken nätverksadress den får och vem som är inloggad (anslutningsloggar). Vi registrerar också hur trafiken går i nätet: vilken adress som kommunicerar med vilken annan adress, hur mycket och när (flödesdata). Vi ser alltså vilka tjänster en enhet har haft kontakt med, men innehållet i din kommunikation registreras inte. Vi mäter dessutom hur mycket av nätets kapacitet varje företag (hyresgäst) använder.
Kontaktuppgifter till operatörer: namn, e-postadress och roll för operatörens administratörer.
Faktureringsdata som utbyts med Fortnox:
- kunder (namn, organisationsnummer, adress, e-postadress, kundnummer och extern referens),
- fakturor (rader, belopp, moms, datum och status),
- artiklar, och
- betalningar (belopp och datum).

Faktureringsdata utbyts mellan nodus och operatörens eget Fortnox-företag på operatörens instruktion. Fortnox behandlar uppgifterna enligt operatörens eget avtal med Fortnox.

Besöksfoton (nodus dörrklocka / Nodus Virtual Reception)

Dörrklockan i nodus är en app som körs på surfplattor i receptionen i operatörens lokaler. Den finns för iOS och Android under namnet Nodus Virtual Reception, och som webbapp (PWA). Besökare använder den för att meddela det företag eller den person de besöker att de har kommit.

Det är frivilligt att ta ett foto. När du kommer kan du välja att ta ett foto av dig själv med surfplattans kamera och bifoga det till den ankomstnotis du skickar till det företag eller den person du besöker. Kameran används bara när du själv väljer att ta ett foto.
Ingen ansiktsigenkänning. Ingen ansiktsigenkänning, ansiktsdetektering eller annan biometrisk analys görs på fotot. Fotot används inte för att automatiskt identifiera någon och används inte för att träna AI. Det är en vanlig bild som visas för mottagaren.
Lagring. Fotot och ditt meddelande skickas till clearminds servrar och lagras i clearminds egen objektlagring, som clearminds driver själv, inte hos en tredjepartsleverantör av molntjänster. Fotot nås bara via signerade länkar som gäller under en begränsad tid.
Leverans till mottagaren. Det företag eller den person du besöker får notisen som en pushnotis i webbläsaren, som inte innehåller fotot, och i medlemsportalen, där fotot och ditt meddelande visas. Om företaget har ställt in det skickas notisen även:
- via e-post, genom clearminds egen e-postserver; e-postmeddelandet visar fotot via en länk som gäller under en begränsad tid,
- till Slack, som får en länk till fotot som gäller under en begränsad tid (se avsnitt 6), och
- via SMS genom 46elks; SMS:et innehåller inte fotot.
Lagringstid. Besöksfoton raderas automatiskt 90 dagar efter att de togs, och tidigare om notisen raderas eller om företaget tas bort från nodus (se avsnitt 8).
Ingen annan användning. Utöver de mottagare som beskrivs här delas eller säljs fotot inte till någon, och det används inte för reklam eller spårning.

5. Ändamål och rättslig grund

Vi behandlar personuppgifter för att:

tillhandahålla kontorshotellets tjänster, till exempel passage, wifi, bokning av mötesrum, utskrifter och dörrklocksnotiser,
verifiera din identitet och hantera åtkomst till konton,
föra säkerhets- och granskningsloggar för byggnadens säkerhet och regelefterlevnad,
skicka tjänsterelaterade meddelanden, till exempel om passagehändelser och dörrklockan,
felsöka tekniska problem och förbättra tjänsten med anonymiserade eller aggregerade uppgifter, och
hantera fakturering.

Den rättsliga grunden är:

Kontorshotellets tjänster till dig som medlem, till exempel konto, passage, wifi, bokningar, utskrifter och notiser: operatörens berättigade intresse av att fullgöra sitt avtal med det företag du tillhör och av att driva kontorshotellet (art. 6.1 f GDPR). Du är inte själv part i det avtalet.
Inloggning och åtkomst till konton, även via en extern tjänst: operatörens berättigade intresse av säker inloggning (art. 6.1 f GDPR). Du väljer själv om du vill logga in via en extern tjänst.
Säkerhets- och granskningsloggar i byggnaden: operatörens berättigade intresse av säkerhet och av att kunna utreda incidenter (art. 6.1 f GDPR).
Drift, felsökning och säkerhetsloggar för plattformen, inklusive användningsstatistik och kraschrapporter från dörrklocksappen (avsnitt 6): clearminds berättigade intresse av en säker och fungerande tjänst (art. 6.1 f GDPR). Tjänsten förbättras med anonymiserade eller aggregerade uppgifter (kundvillkoren avsnitt 8).
clearminds kundrelation med operatörerna och fakturering av dem: avtalet mellan clearminds och operatören. För operatörens kontaktpersoner är grunden clearminds berättigade intresse av att hantera kundrelationen (art. 6.1 f GDPR). Verifikationer sparas för att uppfylla bokföringslagen (1999:1078) (rättslig förpliktelse, art. 6.1 c GDPR).

För fakturering av hyresgäster via Fortnox är operatören personuppgiftsansvarig, och den rättsliga grunden är operatörens avtal med hyresgästföretaget och, för företagets kontaktpersoner, operatörens berättigade intresse (art. 6.1 f GDPR).

Du har rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse (se avsnitt 9).

Nätverks- och trafikdata. clearminds behandlar nätverks- och trafikdata samt anslutningsloggar för driftövervakning, kapacitetsplanering, felsökning, kundsupport, säkerhet och utredning av missbruk. Den rättsliga grunden är clearminds berättigade intresse av nätsäkerhet, drift och felsökning (art. 6.1 f GDPR, jfr skäl 49). Behandlingen grundar sig inte på avtal, eftersom du som medlem inte är part i avtalet mellan clearminds och operatören. När clearminds har en lagstadgad skyldighet att lämna ut uppgifterna, till exempel på begäran av polis eller åklagare, är den rättsliga grunden för utlämnandet rättslig förpliktelse (art. 6.1 c GDPR).

AI-assistenten, avtalstolkningen och utrop. För AI-assistenten, inklusive bokning av mötesrum på din begäran, är operatören personuppgiftsansvarig och clearminds personuppgiftsbiträde. Den rättsliga grunden är operatörens berättigade intresse av att ge medlemmarna effektiv support och service (art. 6.1 f GDPR). För den AI-stödda tolkningen av hyresavtal är den rättsliga grunden operatörens berättigade intresse av att administrera sina avtal (art. 6.1 f GDPR), och för talsyntes av utrop operatörens berättigade intresse av att nå dem som befinner sig i byggnaden med information (art. 6.1 f GDPR). Även för dessa behandlingar är clearminds personuppgiftsbiträde. Personnummer i hyresavtal behandlas bara när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl (3 kap. 10 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning).

Besöksfoton. För besöksfoton och ankomstnotiser från dörrklocksappen (avsnitt 4) är operatören personuppgiftsansvarig och clearminds personuppgiftsbiträde. Den rättsliga grunden är operatörens berättigade intresse av att låta besökare meddela sin ankomst till det företag eller den person de besöker (art. 6.1 f GDPR). Det är frivilligt att ta ett foto.

6. Mottagare

Vi säljer inte personuppgifter. Uppgifter kan lämnas till:

Ditt företags administratörer: de administratörer som ditt företag har utsett hos kontorshotellet kan se medlemmars namn, e-postadresser och aktivitet.
Kollegor på ditt företag: via AI-assistenten kan kollegor på ditt företag se ditt namn, din e-postadress och din roll, händelser i företagets händelselogg där du förekommer och vilka enheter som är anslutna till företagets nät enligt DHCP-serverns aktuella tilldelningar.
Det företag eller den person som en besökare besöker: en besökares foto och meddelande visas för det företag eller den person som besökaren har valt på surfplattan i receptionen, enligt avsnitt 4.
Kontorshotellets operatör: operatören använder nodus för att hantera passage, nätverk och lokaler för din räkning. Behörigheter för passage synkroniseras till passersystemet i fastigheten, som operatören driver.
Mötesrumsskärmar: skärmar vid mötesrum kan visa bokningsuppgifter, till exempel titel och organisatörens namn. Skärmtjänsten är clearminds egen.
Felrapportering: vi använder clearminds egen Sentry-installation (sentry.clearminds.se) för felrapporter och prestandadata. En felrapport innehåller felet, sidan och åtgärden där det uppstod, uppgifter om webbläsaren, din IP-adress och ditt användar-id. När ett fel uppstår i medlemsportalen sparas dessutom en inspelning av sidan strax före felet, där all text, alla inmatningsfält och alla bilder är maskerade. I administrationsappen görs en sådan inspelning bara om du själv har slagit på sessionsinspelning, vid inloggningen eller i appen. Inspelningen finns bara i webbläsarens minne tills ett fel uppstår, och skickas inte alls om inget fel uppstår. Uppgifterna lagras på clearminds egen infrastruktur inom EU och används endast för att hitta och rätta tekniska fel.
Operatörens Fortnox-företag: när operatören har anslutit Fortnox utbyts faktureringsdata enligt avsnitt 4.
Google Cloud (Vertex AI): AI-assistenten och den AI-stödda tolkningen av hyresavtal använder språkmodeller i Google Cloud (Vertex AI). Behandlingen sker i en EU-region, i en betald tjänst. Enligt Google Clouds villkor använder Google inte uppgifterna för att träna sina AI-modeller. Google Cloud är clearminds underbiträde.
Google Cloud Text-to-Speech: utrop som operatören skriver kan omvandlas till tal via Google Cloud Text-to-Speech. Utropstexten skickas då till Google.
Google Calendar: om operatören har kopplat ett mötesrum till en Google-kalender skickas bokningens titel, tid och beskrivning till den kalendern.
Slack: om du använder assistenten i ditt företags Slack-arbetsyta lagras konversationen även hos Slack, enligt ditt företags avtal med Slack. Om operatören har kopplat supporten till en Slack-kanal speglas konversationer i portalens supportchatt dit, så att operatörens personal kan följa dem. Om ett företag har kopplat dörrklockan till Slack publiceras ankomstnotiser från dörrklocksappen i företagets Slack-arbetsyta, och Slack får då en länk till besöksfotot som gäller under en begränsad tid. Slack är en tredje part och behandlar notisen enligt företagets avtal med Slack.
SMS och pushnotiser: om operatören skickar notiser via SMS går de genom operatörens egen SMS-leverantör 46elks, med operatörens eget konto; ditt telefonnummer och meddelandet skickas då till 46elks. SMS-notiser från dörrklocksappen innehåller aldrig besöksfotot. Pushnotiser i webbläsaren levereras via den pushtjänst som din webbläsares tillverkare tillhandahåller; pushnotiser från dörrklocksappen innehåller inte besöksfotot.
Firebase Analytics (Google): dörrklocksappen (Nodus Virtual Reception) använder Firebase Analytics, en tjänst från Google, för anonym användningsstatistik och kraschrapporter. Inget annons-id samlas in, anpassad annonsering är avstängd och uppgifterna används inte för spårning mellan appar eller webbplatser. Besöksfoton skickas aldrig till Firebase.
Kartor, ikoner och logotyper i administrationsappen: administrationsappen hämtar kartbilder från OpenStreetMap (tile.openstreetmap.org), söker upp adresser via OpenStreetMaps söktjänst Nominatim och hämtar kartmarkörer och ikoner från unpkg.com och cdn.jsdelivr.net. När en administratör väljer logotyp för en hyresgäst hämtas ikoner direkt från hyresgästens webbplats. Förfrågningarna går direkt från din webbläsare till dessa tjänster, som därför får din IP-adress och uppgifter om din webbläsare, och vid adressökning den adress du söker efter. Mottagarna behandlar uppgifterna enligt sina egna villkor.
Cloudflare: Cloudflare används som proxy/CDN framför nodus.se och tjänstens övriga domäner (till exempel api.nodus.se, app.nodus.se och member.nodus.se) och hanterar DNS. Administrationsappen och medlemsportalen levereras från Cloudflare Pages. Trafik till webbplatsen och tjänsten passerar därför Cloudflare.
Myndigheter och andra: om det krävs enligt lag (art. 6.1 c GDPR), eller om det behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att anmäla misstänkt brott till en behörig myndighet, med stöd av clearminds berättigade intresse (art. 6.1 f GDPR, jfr skäl 50). Nätverks- och trafikdata samt anslutningsloggar lämnas ut till myndigheter, till exempel polis eller åklagare, när clearminds har en lagstadgad skyldighet att lämna ut dem (se avsnitt 5 och 8).

7. Överföring utanför EU/EES

nodus körs på infrastruktur som drivs av clearminds inom EU; administrationsappen och medlemsportalen levereras från Cloudflare Pages.

AI-behandlingen i Google Cloud (Vertex AI) sker i en EU-region. Google kan i vissa fall komma åt uppgifterna från länder utanför EU/EES, till exempel vid support och drift. Cloudflare, Inc. har sitt säte i USA, och trafik som passerar Cloudflare kan behandlas utanför EU/EES. Google Cloud Text-to-Speech, Google Calendar och Firebase Analytics är inte begränsade till en EU-region, och uppgifter som skickas dit kan därför också behandlas utanför EU/EES. När uppgifter överförs till ett land utanför EU/EES sker det med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå för EU–US Data Privacy Framework, i den mån mottagaren är ansluten till ramverket, och annars med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler (artikel 46.2 c i dataskyddsförordningen). Du kan få en kopia av skyddsåtgärderna genom att kontakta [email protected].

Administrationsappens förfrågningar till OpenStreetMap och Nominatim går till OpenStreetMap Foundation i Storbritannien, som enligt EU-kommissionens beslut har en adekvat skyddsnivå. unpkg.com och cdn.jsdelivr.net levereras via globala CDN-nätverk, och hyresgästers webbplatser kan finnas var som helst, så förfrågningar dit kan behandlas utanför EU/EES. Dessa förfrågningar görs direkt av din webbläsare och omfattas inte av något avtal mellan clearminds och mottagaren (se avsnitt 6).

8. Lagring

Uppgifter som clearminds behandlar för en operatörs räkning sparas enligt operatörens instruktioner och som längst under avtalet mellan operatören och clearminds. När avtalet har upphört raderas de enligt kundvillkoren avsnitt 13.3.

Kontouppgifter sparas så länge ditt konto finns i nodus. Operatören bestämmer när ett konto tas bort. När ditt konto tas bort raderas kontouppgifterna. Passage- och säkerhetshändelser, granskningsloggen och bokningshistorik där du förekommer sparas enligt punkterna nedan.
Passage- och säkerhetshändelser och granskningsloggen över administrativa åtgärder sparas under avtalet mellan operatören och clearminds, eftersom de behövs för att upprätthålla säkerheten i byggnaden och utreda incidenter. Någon kortare fast lagringstid tillämpas i dag inte.

Nätverks- och trafikdata sparas enligt följande:

Flödesdata (hur trafiken har gått i nätet) lagras i vårt flödesanalyssystem. Uppgifterna innehåller nätverksadresser men inga användarnamn. Uppgifter om enskilda anslutningar sparas i högst 90 dagar. Därefter sparar vi bara statistik, sammanställd per 5 minuter i 180 dagar och per timme i upp till 2 år.
Kapacitetsmätningar per företag: hur mycket av nätets kapacitet varje företag använder sparas minut för minut och per 5 minuter i 90 dagar och därefter som en sammanställning per dygn i 2 år. Mätningarna gäller företagets nät som helhet och inte enskilda användare. Om företaget bara har en användare kan de ändå avse en enskild person.
Anslutningsloggar: Från och med 2026-10-28 sparas anslutningsloggar som kopplar enheter till användare (DHCP, RADIUS och nätverkssystemets klienthistorik, inklusive 802.1X-identitet och enhetsnamn) i högst 90 dagar och raderas därefter. Lagringstiden på 90 dagar motiveras av nätsäkerhet, felsökning och utredning av missbruk, inklusive att kunna besvara myndigheters förfrågningar, som ofta kommer veckor eller månader i efterhand (art. 6.1 f GDPR, skäl 49). Från och med samma datum sparas RADIUS-sessionsdata (sessionstider, accesspunkt och datamängd) efter 90 dagar utan användaridentitet (användarnamn, MAC- och IP-adress) och endast per hyresgäst, för kapacitetsplanering och uppföljning. Dessa uppgifter sparas under avtalet mellan operatören och clearminds och raderas när avtalet har upphört. Om hyresgästen bara har en användare kan uppgifterna fortfarande avse en enskild person. Fram till 2026-10-28 sparas anslutningsloggar längre: i nodus sparas autentiseringsförsök i 90 dagar och avslutade nätverkssessioner i 180 dagar räknat från anslutningen, och i infrastruktur- och driftloggarna i högst 90 dagar.
Infrastruktur- och driftloggar sparas i högst 180 dagar. Uppgifter i dessa loggar som kopplar enheter till användare sparas separat i högst 90 dagar.

Kopplingen mellan en enhet och en användare finns i anslutningsloggarna (DHCP, RADIUS). Från och med 2026-10-28 kan flödesdata som är äldre än 90 dagar därför normalt bara kopplas till hyresgästens nät och inte till en enskild användare. Flödesdata kan ändå avse en enskild person, till exempel om en enhet har en fast IP-adress eller om hyresgästen bara har en användare. clearminds behandlar därför flödesdata som personuppgifter under hela lagringstiden.

Fakturor sparas av operatören i operatörens Fortnox-företag enligt bokföringslagen (1999:1078). clearminds sparar i nodus en egen förteckning över faktureringen under avtalstiden och under den exportperiod som gäller efter att avtalet har upphört (se kundvillkoren avsnitt 13.3).

clearminds egna fakturor till sina kunder sparas enligt bokföringslagen (1999:1078).

AI-assistenten och avtalstolkningen. Konversationer med assistenten sparas i nodus under avtalet mellan operatören och clearminds och raderas enligt kundvillkoren avsnitt 13.3 när avtalet har upphört. Någon kortare fast lagringstid tillämpas i dag inte. Konversationer i Slack sparas även hos Slack enligt ditt företags avtal med Slack. Hyresavtal som har laddats upp för tolkning sparas tills operatören har godkänt eller förkastat förslaget. Avtal som operatören förkastar och avtal som inte kunde tolkas raderas efter 30 dagar. Ett godkänt avtal sparas tillsammans med avtalsuppgifterna så länge operatören behåller avtalet i nodus.

Besöksfoton. Foton som besökare tar med dörrklocksappen (avsnitt 4) raderas automatiskt 90 dagar efter att de togs. Ett foto raderas tidigare om den notis det hör till raderas eller om hyresgästen tas bort från nodus. Själva notisen utan foto (meddelandetexten, tidpunkten och mottagaren) sparas som övriga händelser i nodus, under avtalet mellan operatören och clearminds.

9. Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att:

få tillgång till dina personuppgifter,
få felaktiga uppgifter rättade,
begära att dina uppgifter raderas,
begära begränsning av behandlingen,
invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, och
få ut dina uppgifter och flytta dem (dataportabilitet).

Om du är medlem eller besökare och uppgifterna behandlas för en operatörs räkning är det operatören som är personuppgiftsansvarig. Vänd dig i så fall i första hand till din operatör. Om du vänder dig till oss hjälper vi operatören att besvara din begäran.

AI-assistenten. Assistenten i medlemsportalen och i Slack är ett AI-system, och i portalens supportchatt märks svar från assistenten med “AI”. Svaren tas fram automatiskt och granskas inte av en människa innan de visas. Under en pågående konversation i portalens supportchatt kan du välja “Talk to a human” för att skicka konversationen till operatörens personal, om operatören har aktiverat personlig support. Du kan också be assistenten att koppla in en människa. Assistenten fattar inga beslut som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig (artikel 22 i dataskyddsförordningen). Mötesrum bokas bara på din begäran.

Begäranden skickas till [email protected].

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

10. Webbplatsen, kakor och lokal lagring

Webbplatsen använder inga kakor och ingen analys.

Kakor. Medlemsportalen och administrationsappen sätter inga egna kakor. Två kakor sätts dock av api.nodus.se, och bara på inloggningssidan som används när du ger en extern app eller AI-tjänst åtkomst till nodus (/oauth/login/) och på clearminds tekniska administration (/admin/):

csrftoken skyddar inloggningsformuläret mot förfalskade förfrågningar (CSRF) och sparas i ett år.
sessionid håller dig inloggad medan du godkänner åtkomsten och sparas i två veckor eller tills du loggar ut.

Båda skickas bara över krypterade anslutningar. Loggar du in via Google, Microsoft, Slack, LinkedIn eller Discord sätter den tjänsten egna kakor på sin egen domän, enligt sina egna villkor.

Lokal lagring. Medlemsportalen och administrationsappen sparar följande i webbläsarens lokala lagring (localStorage):

din inloggning (åtkomst- och förnyelsetoken) och en kopia av din profil, bland annat namn och e-postadress, så att du förblir inloggad. Detta raderas när du loggar ut.
vilken kund och anläggning du har valt i administrationsappen.
dina inställningar, till exempel ljust eller mörkt läge, vilka meddelanden du har stängt och ljudinställningar.
din e-postadress, om du kryssar i “Remember me” när du loggar in i administrationsappen. Den finns kvar tills du loggar in utan att kryssa i rutan.

Tillfälliga värden, till exempel ett nätabonnemang som du håller på att byta och ett skydd mot att sidan laddas om i en slinga efter en uppdatering, sparas i sessionslagringen (sessionStorage) och försvinner när du stänger fliken.

Medlemsportalen installerar en service worker först när du slår på pushnotiser. Då sparas också en pushprenumeration hos din webbläsares pushtjänst tills du stänger av notiserna, vilket du när som helst kan göra i webbläsaren.

Felrapporteringen (avsnitt 6) sparar ingenting på din enhet.

Mötesrumsskärmarna sparar en nyckel som identifierar skärmen och en kopia av rummets schema, som är högst 24 timmar gammal, så att skärmen fungerar även vid ett avbrott.

Allt detta behövs för att tillhandahålla tjänsten eller en funktion som du själv har valt, så inget samtycke krävs (9 kap. 28 § lagen (2022:482) om elektronisk kommunikation). Vi använder inga spårningskakor och ingen annonsanalys.

Serverloggar hos Cloudflare och på vår egen infrastruktur, till exempel IP-adress och tidpunkt för en förfrågan, sparas av säkerhetsskäl.

11. Säkerhet

Vi använder säkerhetsåtgärder enligt branschstandard, bland annat krypterade anslutningar (TLS), behörighetskontroller och regelbundna säkerhetsgenomgångar, för att skydda dina uppgifter.

12. Ändringar och versionshistorik

Detta är version 1.1 av integritetspolicyn, som gäller från och med 2026-10-13.

Vi kan uppdatera policyn. Ändringar meddelas på denna sida och i portalen.

Version	Gäller från	Ändring
1.0	2026-09-29	Första versionen.
1.1	2026-10-13	Besöksfoton från dörrklocksappen i nodus (Nodus Virtual Reception) och appens användning av Firebase Analytics.