Kundvillkor

1. Parter och omfattning

1.1 Dessa kundvillkor gäller mellan clearminds AB, org. nr 559476-7971, Luntmakargatan 26, Stockholm (“clearminds”), och det företag som beställer Tjänsten (“Kunden”). Tjänsten riktar sig till operatörer av kontorshotell och coworkingytor.

1.2 Villkoren gäller för tjänsten nodus, det vill säga administrationsappen, medlemsportalen, kiosker och skärmar samt Tjänstens integrationer.

1.3 Om en beställning eller ett avtal som parterna har undertecknat innehåller bestämmelser som avviker från dessa villkor, gäller beställningen eller avtalet före villkoren.

1.4 Den beställning eller det avtal som Kunden undertecknar hänvisar till dessa villkor och till den gällande versionen på https://nodus.se/villkor. Genom den hänvisningen blir villkoren en del av avtalet mellan parterna.

2. Definitioner

I dessa villkor har följande ord den betydelse som anges nedan.

• Tjänsten: tjänsten nodus som clearminds tillhandahåller enligt dessa villkor, inklusive administrationsappen, medlemsportalen, kiosker och skärmar samt integrationer.
• Kunden: det företag som har beställt Tjänsten enligt avsnitt 1.1.
• Kunddata: all data som Kunden, dess användare eller dess Hyresgäster/Medlemmar för in i Tjänsten eller som Tjänsten hämtar från Kundens Tredjepartstjänster för Kundens räkning.
• Hyresgäst/Medlem: Kundens egna kunder, till exempel företag som hyr kontor hos Kunden, och de personer som använder Tjänsten för deras räkning.
• Tredjepartstjänst: en tjänst som tillhandahålls av någon annan än clearminds och som Tjänsten ansluter till, till exempel Fortnox.

3. Tjänsten

3.1 Tjänsten är en plattform för att driva kontorshotell och coworkingytor. Den omfattar bland annat:

• hantering av Hyresgäster/Medlemmar och hyresavtal,
• passage- och behörighetskontroll,
• nätverk och wifi,
• mötesrum och bokningar,
• digital skyltning och meddelanden,
• en AI-assistent som besvarar Hyresgästers/Medlemmars frågor och kan boka mötesrum på deras begäran, samt AI-stödd tolkning av hyresavtal,
• en medlemsportal för Hyresgäster/Medlemmar, och
• fakturering av Hyresgäster/Medlemmar via Kundens Fortnox.

3.2 clearminds får utveckla och ändra Tjänsten. Ändringar som väsentligt minskar Tjänstens funktionalitet meddelas Kunden minst 30 dagar i förväg.

3.3 Assistentens svar och förslag tas fram automatiskt och kan innehålla fel. Kunden granskar de avtalsuppgifter som AI-tolkningen föreslår innan de används.

4. Konton och användare

4.1 Kunden utser en eller flera administratörer som hanterar Kundens konto i Tjänsten.

4.2 Kunden ansvarar för sina användare och för hur de använder Tjänsten. Kunden ansvarar också för den åtkomst som Kunden ger sina Hyresgäster/Medlemmar.

4.3 Inloggningsuppgifter är personliga och ska skyddas. Kunden ska utan dröjsmål meddela clearminds om Kunden misstänker att inloggningsuppgifter har kommit i orätta händer.

4.4 Kunden ska se till att dess Hyresgäster/Medlemmar får del av och följer användarvillkoren för medlemsportalen (https://nodus.se/anvandarvillkor).

4.5 Kundens egna användare får inte använda Tjänsten för något olagligt, försöka skaffa sig obehörig åtkomst till system, konton eller uppgifter, störa eller hindra driften av Tjänsten eller försöka ta fram Tjänstens källkod. Med missbruk avses i dessa villkor användning som strider mot detta avsnitt eller mot användarvillkoren för medlemsportalen.

5. Tredjepartstjänster och Fortnox

5.1 Tjänsten ansluter till Tredjepartstjänster som Kunden har egna avtal med, till exempel Fortnox, samt till passersystemet i fastigheten, som Kunden driver. Tjänsten synkroniserar behörigheter till passersystemet. Hyresgästernas nätverk och wifi hanteras via Tjänstens egen nätverkshantering, som clearminds driver, och fastighetens nätverksutrustning. Hyresgäster/Medlemmar kan själva välja att logga in via externa tjänster, till exempel Google, Microsoft eller Slack, och att koppla Tjänstens assistent till sin egen Slack-arbetsyta. Kundens användning av en Tredjepartstjänst regleras av Kundens avtal med leverantören av den tjänsten. De underbiträden som clearminds själv anlitar förtecknas i Bilaga 1.

5.2 För att använda integrationen med Fortnox behöver Kunden en egen Fortnox-licens som omfattar Fakturering och Bokföring.

5.3 När Kunden ansluter Fortnox ger Kunden clearminds behörighet att via Tjänsten läsa och registrera kunder, artiklar och betalningar samt fakturor, som skapas som utkast, i Kundens Fortnox-företag.

5.4 Fortnox är inte part i avtalet mellan Kunden och clearminds. Tredjepartstjänsters tillgänglighet och ändringar ligger utanför clearminds kontroll.

5.5 Kunden kan när som helst koppla från Fortnox under Billing → Connections i administrationsappen.

6. Avgifter och betalning

6.1 Priser anges i offert eller beställning. Integrationen med Fortnox ingår i Tjänsten.

6.2 Tjänsten faktureras av clearminds direkt, inte via Fortnox.

6.3 Betalningsvillkoret är 30 dagar netto från fakturadatum.

6.4 Vid försenad betalning har clearminds rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).

6.5 clearminds får ändra priserna genom att meddela Kunden minst tre månader innan ändringen börjar gälla.

7. Kunddata och personuppgifter

7.1 Kunden äger sin Kunddata.

7.2 För personuppgifter om Hyresgäster/Medlemmar som clearminds behandlar för Kundens räkning är Kunden personuppgiftsansvarig och clearminds personuppgiftsbiträde. Detta gäller inte de uppgifter som avses i avsnitt 7.4.

7.3 clearminds behandlar personuppgifter för Kundens räkning enligt personuppgiftsbiträdesavtalet i Bilaga 1 till dessa villkor, som publiceras på https://nodus.se/personuppgiftsbitradesavtal. Bilaga 1 innehåller en förteckning över de underbiträden som clearminds anlitar. Till underbiträdena hör Google Cloud (Vertex AI och Text-to-Speech), som används för AI-assistenten, den AI-stödda tolkningen av hyresavtal och talsyntes av utrop, och Cloudflare, som används som proxy/CDN framför nodus.se och Tjänstens övriga domäner (till exempel api.nodus.se, app.nodus.se och member.nodus.se) och som levererar administrationsappen och medlemsportalen från Cloudflare Pages.

7.4 För nätverks- och trafikdata (NetFlow: IP-adresser, portar, protokoll, datamängd, tidpunkter) samt anslutningsloggar (RADIUS/DHCP) som kopplar enheter till användare är clearminds personuppgiftsansvarig. DHCP-serverns aktuella tilldelningar som visas i Tjänsten omfattas av avsnitt 7.2 och 7.3. clearminds behandlar dessa uppgifter för egna ändamål, nämligen driftövervakning, kapacitetsplanering, felsökning, kundsupport, säkerhet och utredning av missbruk. Från och med 2026-10-28 sparas anslutningsloggar som kopplar enheter till användare (DHCP, RADIUS och nätverkssystemets klienthistorik, inklusive 802.1X-identitet och enhetsnamn) i högst 90 dagar och raderas därefter. Behandlingen omfattas inte av personuppgiftsbiträdesavtalet enligt avsnitt 7.3. Lagringstider och rättslig grund framgår av clearminds integritetspolicy, https://nodus.se/integritet.

8. clearminds rätt att använda data

8.1 clearminds får använda icke-personliga, aggregerade eller anonymiserade data som härrör från Tjänsten för att utveckla och förbättra nodus. Denna rätt gäller även efter att avtalet har upphört.

8.2 Sådana data innehåller aldrig personuppgifter och aldrig uppgifter som identifierar Kunden.

9. Säkerhet och tillgänglighet

9.1 clearminds vidtar rimliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda Tjänsten och Kunddata.

9.2 clearminds lämnar ingen garanti för Tjänstens tillgänglighet, om inte annat anges i beställningen.

9.3 Planerat underhåll meddelas i förväg när det är möjligt.

9.4 Support lämnas via [email protected].

9.5 clearminds underrättar Kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått vetskap om en personuppgiftsincident som rör personuppgifter som clearminds behandlar för Kundens räkning, enligt Bilaga 1.

10. Sekretess

10.1 Parterna ska hålla konfidentiella uppgifter som de får från den andra parten hemlig och inte använda den för andra ändamål än avtalet.

10.2 Sekretessen gäller under avtalstiden och i tre år efter att avtalet har upphört.

10.3 Sekretessen gäller inte information som är allmänt känd, eller som en part är skyldig att lämna ut enligt lag, myndighetsbeslut eller domstolsbeslut.

11. Immateriella rättigheter

11.1 Alla immateriella rättigheter till Tjänsten och till nodus tillhör clearminds.

11.2 Kunden får under avtalstiden en icke-exklusiv rätt att använda Tjänsten enligt dessa villkor. Rätten kan inte överlåtas.

12. Ansvar

12.1 Ingen av parterna ansvarar för indirekt skada, till exempel utebliven vinst, produktionsbortfall eller förlust av data.

12.2 clearminds sammanlagda ansvar enligt avtalet är begränsat till de avgifter som Kunden har betalat för Tjänsten under de senaste tolv månaderna före skadan.

12.3 clearminds ansvarar inte för Tredjepartstjänster, deras tillgänglighet eller fel i dem.

13. Avtalstid och uppsägning

13.1 Avtalstiden följer av beställningen. Om beställningen inte anger någon avtalstid gäller avtalet tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid om tre månader.

13.2 Vardera parten får säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten väsentligt bryter mot avtalet.

13.3 När avtalet har upphört kan Kunden exportera sin Kunddata under 30 dagar. Därefter raderar clearminds den Kunddata som clearminds behandlar för Kundens räkning. Undantagna är data enligt avsnitt 8, uppgifter som clearminds måste bevara enligt lag, bland annat clearminds egen bokföring om Kunden enligt bokföringslagen (1999:1078), och nätverks- och trafikdata enligt avsnitt 7.4, som gallras enligt clearminds integritetspolicy. Bokföringsdata bevaras i Kundens eget Fortnox-företag och omfattas inte av raderingen.

14. Ändringar av villkoren

14.1 clearminds får ändra dessa villkor. En ny version publiceras på https://nodus.se/villkor och meddelas Kunden via e-post minst 30 dagar innan den börjar gälla.

15. Tillämplig lag och tvister

15.1 Svensk lag gäller för avtalet.

15.2 Tvister med anledning av avtalet avgörs av allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

16. Kontakt

Frågor om dessa villkor skickas till [email protected].

clearminds AB, org. nr 559476-7971, Luntmakargatan 26, Stockholm.